Como reduzir o custo da empresa em feiras

Em 30 segundos

• O custo de uma feira não é o metro quadrado; é a soma de espaço, montagem, transporte, equipe e tempo fora.
• Dá para gastar menos escolhendo a feira pelo público e combinando o estande cedo, com estrutura que volta.
• O que vai no caminhão costuma ser a linha mais cara e a menos questionada da conta.

Neste artigo

1. Comece pela conta inteira
2. Escolha a feira pelo público, não pelo tamanho
3. Combine o estande cedo, e para mais de uma feira
4. Leve menos gente, mais preparada
5. Meça o que voltou
6. Repense o que vai no caminhão
7. Perguntas frequentes

Toda empresa que expõe conhece o momento: a feira acabou, o estande foi desmontado, e a planilha de custos chega antes dos contatos virarem pedido. A pergunta que aparece na reunião seguinte quase nunca é “valeu a pena ir?”. É “por que custou tanto?”.

A resposta raramente está numa linha só. Feira cara é feita de muitas decisões pequenas, tomadas por pessoas diferentes, em momentos diferentes. Quem quer gastar menos sem sumir do corredor precisa olhar para todas elas de uma vez.

Comece pela conta inteira

O valor do espaço é o número que todo mundo lembra, porque é o primeiro boleto. Mas ele costuma ser só uma parte do que a feira custa. Antes de cortar qualquer coisa, monte a conta completa da última edição:

• o espaço e as taxas da organizadora;
• o projeto, a montagem e a desmontagem do estande;
• o transporte de ida e volta, com seguro;
• passagem, hospedagem e alimentação da equipe;
• os folhetos, os presentes e a ativação no estande;
• os dias de trabalho de quem ficou fora da empresa.

A última linha é a que quase ninguém escreve, e às vezes é a maior. Um engenheiro de aplicação passando a semana no estande é uma semana sem atender cliente, sem visitar obra, sem fechar proposta.

Com a conta inteira na mesa, fica claro onde vale a pena mexer. Muitas vezes o espaço nem é o problema.

Escolha a feira pelo público, não pelo tamanho

Feira grande chama atenção, mas atenção não paga a conta. O que paga é encontrar, no corredor, quem compra o que a empresa vende. Antes de renovar a presença numa feira, vale perguntar ao comercial: quantas conversas da última edição viraram oportunidade de verdade? Quem eram essas pessoas?

Às vezes a resposta mostra que uma feira menor, mais segmentada, traz o mesmo número de conversas boas por uma fração do esforço. Às vezes mostra que a feira grande vale, mas não com o estande grande. As duas respostas economizam.

Combine o estande cedo, e para mais de uma feira

O estande é onde o orçamento mais escorrega, porque cada ajuste de última hora sai caro. A conversa com a empresa de montagem muda muito quando começa cedo: prazo curto tira o poder de negociar e empurra tudo para a solução mais cara que estiver disponível.

Vale também pedir um estande que volte. Uma estrutura modular, desenhada para servir a mais de uma feira, divide o custo do projeto entre os eventos do ano. Muda a arte, a estrutura fica.

E feche o briefing antes do desenho: quantas pessoas atendem ao mesmo tempo, se haverá reunião sentada, o que precisa estar à vista de quem passa no corredor. Cada mudança depois do projeto aprovado vira aditivo.

Leve menos gente, mais preparada

Estande cheio de gente da empresa não é sinal de força. Para quem passa no corredor, parece uma roda fechada. Duas ou três pessoas bem preparadas atendem melhor que um time inteiro sem roteiro.

Preparar é simples e quase nunca é feito: definir quem aborda, quem aprofunda a conversa técnica, como cada contato é registrado e quem dá o retorno depois. Uma equipe menor, com papéis claros, gasta menos com viagem e volta com contatos mais bem anotados.

Meça o que voltou

Uma feira só é cara ou barata em relação ao que trouxe. Sem medir, a decisão do ano seguinte vira opinião. Vale registrar, para cada contato, de onde ele veio, o que pediu e em que pé está algumas semanas depois. Com isso, a próxima conta já começa com uma pergunta melhor: quanto custou cada oportunidade real?

Uma feira só é cara ou barata em relação ao que trouxe.

Essa medida também protege o orçamento dentro da empresa. É mais fácil defender uma feira que traz pedidos quando os pedidos estão anotados.

Repense o que vai no caminhão

Sobra a linha que menos gente questiona: levar o equipamento. Para quem vende máquina, sistema ou linha de produção, mostrar o produto parece obrigatório. Só que o produto real pesa, ocupa o estande inteiro, pede frete especial, seguro, montagem com técnico e, às vezes, liberação da organizadora. E volta para a fábrica do mesmo jeito, com o mesmo custo.

Há alternativas que mostram o produto sem carregá-lo. Um vídeo bem feito, curto e com o problema que a máquina resolve, segura atenção no telão. Um corte, uma peça em detalhe ou uma amostra do resultado cabem numa mesa.

E há a maquete industrial: o equipamento inteiro, em escala, fiel ao projeto da engenharia, pintado nas cores da marca. Ela mostra o que a máquina é por dentro e por fora, deixa o visitante apontar para o componente que interessa, viaja em módulos e volta para a próxima feira sem frete especial. Quando a máquina é grande, essa costuma ser a troca que mais mexe na conta, porque corta de uma vez o transporte, o seguro e o espaço que ela ocupava.

Se a sua próxima feira já tem data, vale conhecer a maquete para feiras e eventos e mandar as medidas do estande para a análise técnica da Tesseract.

Perguntas frequentes